Spese ammissibili e rendicontazione: come non perdere il contributo dopo averlo ottenuto

Ottenere la concessione di un contributo è solo metà del lavoro. L'altra metà è dimostrare di aver speso come previsto. È la fase in cui molte imprese vedono ridurre o revocare un aiuto per motivi che si potevano evitare.

Che cosa significa "ammissibile"

Una spesa è ammissibile quando rientra tra le voci previste dal bando, è sostenuta nel periodo indicato, è riferita al progetto approvato ed è dimostrabile con documenti. Quattro condizioni, tutte necessarie. Una fattura regolare ma datata prima dell'avvio dei lavori consentito, o intestata a un'altra società, non vale.

Le voci tipiche

• Macchinari, impianti e attrezzature, nuovi di fabbrica o con le condizioni specificate dal bando.
• Opere murarie e impiantistiche collegate al progetto.
• Servizi di consulenza, formazione, progettazione, spesso con un tetto percentuale.
• Costi del personale dedicato al progetto, con regole precise di calcolo.
• Spese generali, spesso riconosciute in forma forfettaria.

Sono invece spesso escluse imposte recuperabili come l'IVA, spese di semplice sostituzione, acquisti da società collegate, pagamenti in contanti. Il bando elenca sia le voci incluse sia quelle escluse: leggi entrambe le liste.

La prova del pagamento

Non basta la fattura: serve la tracciabilità del pagamento. I bonifici e le altre forme tracciabili sono quasi sempre l'unico strumento accettato; i pagamenti in contanti non vengono riconosciuti. Conserva l'estratto conto, la ricevuta del bonifico e, se richiesto, una quietanza del fornitore. Molti bandi chiedono che nella causale compaia un riferimento al progetto.

Il CUP e il CIG

Per le agevolazioni finanziate con fondi pubblici si può dover riportare sulle fatture un codice unico di progetto (CUP). Se è richiesto, va indicato prima dell'emissione della fattura: correggerlo dopo è spesso complicato. Per le gare d'appalto si usa invece il codice identificativo di gara (CIG).

Anticipo, acconto e saldo

Alcuni bandi prevedono un'anticipazione, spesso garantita da una fideiussione; altri erogano per stati di avanzamento; molti pagano tutto a saldo. La cosa da capire prima di partire è quanto devi anticipare di tasca tua, e per quanto tempo. Un contributo al 50% pagato a saldo, in pratica, richiede di finanziare l'intero investimento per mesi.

Gli errori più frequenti

• Varianti al progetto fatte senza chiedere autorizzazione all'ente.
• Fatture con descrizioni generiche che non permettono di collegarle al bene finanziato.
• Rendicontazione presentata oltre il termine, anche di pochi giorni.
• Beni venduti o spostati prima della fine del periodo di vincolo (di norma alcuni anni).

Un metodo semplice

Apri una cartella per il progetto il giorno stesso della concessione. Per ogni spesa salva: preventivo, ordine, fattura, prova di pagamento, foto o documento del bene. A fine progetto la rendicontazione è, a quel punto, soprattutto un lavoro di ordine. Per le regole precise valgono sempre quelle del bando e del suo manuale di rendicontazione.